5.1

Cơ sở pháp lý

Phụ lục 01

5.2

Điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực.

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

5.3

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

x

5.4

Số lượng hồ sơ

Không quy định

5.5

Thời hạn giải quyết

- Ngay trong ngày làm việc hoặc sau ngày làm việc tiếp theo, tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ.

- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định của Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. (Điều 21, Nghị định 23/2015/NĐ-CP)

5.6

Nơi tiếp nhận hồ sơ

Bộ phận một cửa UBND xã

5.7

Lệ phí

2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính

Mức thu lệ phí quy định tại Điều 3 Thông tư 226/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực

5.8

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Văn bản được chứng thực

5.9

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự thực hiện

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu

Nộp hồ sơ

Tổ chức/ cá nhân chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại mục 5.3 nộp trực tiếp tại BPMC.

Tổ chức/cá nhân

01 giờ

Theo mục 5.3

Tiếp nhận, chuyển hồ sơ

- Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo quy định tại QT-UBND-06 Quy trình Giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

+ Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu thì hướng dẫn để công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định

+ Trường hợp đạt yêu cầu tiến hành bước tiếp theo

BPMC

QT-UBND-06

Thẩm định hồ sơ

Thực hiện đối chiếu bản chính với bản sao, (đóng dấu chứng thực, ghi sổ chứng thực, vào sổ).

- Trình lãnh đạo UBND cấp xã ký chứng thực.

- Trường hợp công chức Tư pháp – Hộ tịch được Chủ tịch UBND xã ủy quyền ký chứng thực theo Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 32/2021/NĐ-CP thì công chức Tư pháp – Hộ tịch xã ký chứng thực.

Công chức Tư pháp – Hộ tịch UBND xã

Hồ sơ trình

Phê duyệt

- Lãnh đạo UBND xem xét, ký bản sao.

- Ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Lãnh đạo UBND

02 giờ

Mẫu số 05 (QT-UBND-06);

Bản sao được chứng thực

Chuyển kết quả

- Sau khi nhận kết quả đã được Lãnh đạo UBND xã phê duyệt, công chức chuyên môn xử lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin vào phần mềm một cửa, chuyển kết quả với Bộ phận một cửa để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

- Ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

Công chức Tư pháp – Hộ tịch

01 giờ

Trả kết quả

- Khi tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả, Bộ phận một cửa kiểm tra, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy trình QT-UBND-06.

- Trường hợp, thời gian có kết quả sớm hơn so với thời gian hẹn trả kết quả, Bộ phận một cửa có trách nhiệm thông báo cho cá nhân đến lấy kết quả sớm.

BPMC

Giờ hành chính

Bản sao được chứng thực

Lưu ý

- Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

- Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.