5.1

Cơ sở pháp lý

Luật hộ tịch năm 2014 ;

Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.

Nghị định 87/2020/NĐ-CP  ngày 28/07/2020 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến

Thông tư 04/2020/TT-BTP ngày 28/05/2020 hướng dẫn luật hộ tịch và nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn luật hộ tịch do bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành.

Thông tư 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định 87/2020/NĐ-CP  ngày 28/07/2020 của Chính phủ quy định về cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

Thông tư 281/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có Quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 85/2019/TT-BTC hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Nghị quyết 06/2020/NQ-HĐND ngày 07/07/2020 quy định về thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

- Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân còn thời hạn sử dụng (Xuất trình bản chính để đối chiếu)

- Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, có giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) ;

 Giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

x

Tờ khai xác nhận thông tin hộ tịch theo mẫu;

Giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch ;

Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc xin cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

Giấy tờ có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch

x

Lưu ý:

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản sao chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ cấp giấy xác nhận thông tin hộ tịch trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn nội dung là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng ; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải  được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng việt theo quy định, trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp nhận kết quả (Văn bản nhận thông tin hộ tịch) tại cơ quan đăng ký hộ tịch, người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch xuất trình giấy tờ tùy thân; nộp bản chụp các giấy tờ, tài liệu có liên quan đến nội dung đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Trường hợp giấy tờ tài liệu phải gửi kèm hồ sơ cấp xác nhận thông tin hộ tịch trực tiếp hoặc trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điệnt ử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC

5.5

Thời hạn xử lý

03 ngày làm việc. Trường hợp cần xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc.

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận một cửa (TN&TKQ) của UBND cấp xã

5.7

Lệ phí

- 8.000 đồng/việc

- Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

5.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự thực hiện

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu

Công dân lựa chọn cách thức :

Công dân chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại mục 5.3 và lựa chọn một trong các cách thức nộp sau:

+ Nộp hồ sơ trực tiếp ;

+ Nộp hồ sơ qua bưu chính.

+ Nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn hoặc cổng dịch vụ công thành phố Hà Nội https://dichvucong.hanoi.gov.vn/)

Người có yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận Một cửa của UBND cấp xã hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng DVC quốc gia hoặc DVC thành phố Hà Nội

Công dân

Giờ hành chính

Theo mục 5.3

Công chức bộ phận TN&TKQ kiểm tra hồ sơ :

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, in giấy tiếp nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì lập văn bản hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ tên.

- Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ tên.

Công chức Bộ phận Một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính sác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

BPMC

Giờ hành chính

QT-UBND-06

Công chức bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ từ phần mềm một cửa sang phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp – Hộ tịch.

Công chức BPTN&TKQ

01 giờ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

Công chức Tư pháp – Hộ tịch truy cấp phần mềm Hộ tịch, kiểm tra hồ sơ :

- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Dự thảo thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc thông báo bổ sung hồ sơ.

Xác minh thông tin hộ tịch

Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, công chức TPHT dự thảo văn bản

- Trình Lãnh đạo UBND xã

- Công chức làm công tác Hộ tịch thẩm tra hồ sơ (Thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu nộp, xuất trình hoặc đính kèm)

Công chức TPHT

04 ngày;

Trường hợp phải xác minh: 09 ngày

- Xác nhận thông tin hộ tịch ;

- Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ

Phê duyệt

- Lãnh đạo UBND xem xét, ký trích lục khai tử. Ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

- Trong trường hợp từ chối thì ký văn bản từ chối.

Lãnh đạo UBND

04 giờ

Mẫu số 05 (QT-UBND-06); Trích lục khai tử

CCTPHT chuyển công chức Văn phòng – Thống kê

+ Đóng dấu Trích lục khai tử, công chức Tư pháp – Hộ tịch ghi và Sổ đăng ký khai tử.

+ Lấy số thông báo nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ Thông báo bổ sung hồ sơ, đóng dấu, phát hành văn bản.

Sau đó, CCTPHT xử lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin vào phần mềm một cửa, ghi vào Sổ Đăng ký khai tử, nội dung là đăng ký lại khai tử, cùng người đi đăng ký, ký tên vào Sổ; chuyển hồ sơ tới Bộ phận một cửa. Ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

CCTPHT /BPMC

01 giờ

(QT-UBND-06);

Trả kết quả

BPMC trả kết quả cho tổ chức/ cá nhân theo quy định tại quy trình QT-UBND-06.

BPMC

Giờ hành chính

QT -UBND-06